Emploi du temps : comment bien l'aménager ?

3 astuces pour gérer votre temps

Aidez-vous d’un planning

Même les dirigeants ayant une excellente mémoire ne sont pas à l’abri d’oublier une tâche importante. Souvent, c’est l’accumulation d’imprévus et de problèmes d’ordre personnel qui sont à l’origine de ces oublis. C’est pour cela que le planning est un outil indispensable à tout chef d’entreprise pour la bonne gestion de son temps.

Listez et répertoriez toutes les tâches au fur et à mesure qu’elles apparaissent afin d’avoir l’esprit plus libre. Chaque matin, vous aurez la liste des travaux à effectuer. Non seulement vous n’aurez plus peur d’oublier quelque chose, mais aurez aussi le sentiment de mieux contrôler le déroulement de vos journées.

Prenez le temps d’organiser les différentes tâches de votre planning. Vous pouvez vous aider d’agendas numériques, accessibles depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Les agendas numériques proposent différentes fonctionnalités très pratiques : classification des tâches et des événements avec un code couleur, programmation de rappels, vue journalière, quotidienne ou mensuelle, etc.

Distinguez l’urgent de l’important

Parmi vos tâches, certaines ont un caractère urgent, d’autres sont importantes. Traitez les missions les plus urgentes en début de semaine et en début de journée : c’est à ce moment que votre productivité est à son maximum. Pour éviter le stress, n’oubliez pas de classer vos tâches selon la priorité dans votre emploi du temps.

Prenez de l’avance

En fin de journée, accordez-vous une heure pour amorcer les missions du lendemain. Il ne s’agit pas d’effectuer les tâches à l’avance, mais plutôt de les préparer. Par exemple, écrivez le plan d’un discours, classez les factures en vue de la période de comptabilité, commencez un rapport… Ce travail vous permettra de commencer la journée suivante plus sereinement. Prendre du retard devient souvent une habitude, mais l’inverse est également vrai : prendre de l’avance peut devenir systématique et profiter grandement à votre productivité. 

3 astuces pour rester concentré et productif

Insérez des pauses dans votre emploi du temps

Les pauses ne sont pas une perte de temps : elles permettent d’améliorer votre productivité. Votre niveau de concentration ne peut rester constant : plus la journée avance, plus votre concentration diminue. Plutôt que d’essayer de dépasser vos capacités de production, accordez-vous un break de cinq à dix minutes, le temps de décompresser. Cette pause vous permettra de vous remettre à la tâche avec une énergie nouvelle.

Limitez les notifications

Sur ordinateur ou smartphone, les notifications qui vous informent de la réception d’un nouveau message peuvent être chronophages. En effet, elles ont tendance à détourner votre attention : vous vous interrompez dans votre travail pour les consulter et y répondre. Cela affecte votre concentration et donc votre productivité. Malgré tout, vous devez rester joignable.

Vous devez donc trouver un compromis entre disponibilité et concentration. Voici une astuce : prévoyez trois créneaux chaque jour pour la consultation de ces messages et notifications.

Variez les missions au cours de votre journée

Comme nous l’avons dit, plus la journée avance, plus la concentration baisse. Elle diminue d’autant plus lorsque l’on passe tout son temps sur une même tâche. Pour éviter ce phénomène, n’hésitez pas à varier les tâches : cela oblige votre cerveau à s’adapter à une nouvelle mission et relance votre concentration. Par exemple, si vous avez de la peine à boucler un dossier, mettez celui-ci de côté pour faire autre chose. Plus tard, vous pourrez reprendre le dossier avec un nouveau regard.

Et si la solution était chez vous ?

Misez sur le télétravail

En tant que dirigeant, vous remarquerez que votre présence dans les locaux de l’entreprise n’est pas toujours obligatoire. Vous pouvez donc travailler à domicile quelques jours par semaine. Néanmoins, il est essentiel de rester joignable par vos collaborateurs lors du télétravail.

Par ailleurs, fixez vos heures de travail et respectez ces horaires. Le travail à domicile ne doit pas nuire à votre productivité.

Ne négligez pas votre vie personnelle

L’aménagement de votre emploi du temps n’est pas seulement bénéfique à votre activité professionnelle, mais aussi à votre vie privée. Les dirigeants ont souvent tendance à dédier tout leur temps et leur énergie à leur entreprise, au détriment de leur vie de famille. N’oubliez donc pas de réserver une place pour votre famille et vos amis dans votre emploi du temps.

Par exemple, aménagez des plages horaires pour les rendez-vous personnels et les activités extra-professionnelles, indispensables pour décompresser. Profitez aussi des repas pour passer du temps avec vos proches. Dans un souci de bien-être, les repas doivent avoir une durée minimale. Manger un sandwich devant son ordinateur ne devrait arriver qu’en cas d’extrême urgence !

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