Comment mieux gérer son emploi du temps ?

Définir ses objectifs

Pour bien gérer son entreprise, il est indispensable de fixer un cap clair et de s'y tenir jusqu'à l'atteindre. En définissant un projet, le dirigeant va déterminer un objectif et les différentes étapes nécessaires pour y parvenir.

La rigueur fait partie des qualités du chef d'entreprise qui, tel un capitaine de navire, tient la barre sans jamais la lâcher, quelles que soient la force du vent et la hauteur des vagues. Même les dirigeants évoluant dans un univers artistique où une large place est faite à la créativité se doivent de garder cette assurance et cette détermination.

Se forger un cadre reste la meilleure des options pour éviter les éparpillements contre-productifs. L'organisation, c'est le maître mot ! Si vous en ressentez le besoin, vous pouvez définir un emploi du temps type qui comportera les tâches que vous devez nécessairement accomplir quotidiennement.

Avant de débuter votre journée, prenez le temps de lister vos objectifs et de vous remémorer vos missions du jour dans le but de structurer votre journée de travail.

Définir ses priorités

Outil indispensable en matière d'organisation du temps de travail, la matrice d’Eisenhower est une aide précieuse à la priorisation des tâches. Ce gestionnaire de tâches doit être actualisé quotidiennement.

Selon cette méthode plébiscitée par de nombreux spécialistes, la gestion du temps se divise en 4 quadrants : 

• les tâches importantes et urgentes : elles sont prioritaires en termes de traitement et ne doivent pas faire l’objet d’une délégation vers d’autres collaborateurs ;
• les tâches importantes et non urgentes : elles restent un objectif à moyen terme et ne peuvent être repoussées indéfiniment sans risquer de passer dans la catégorie précédente ;
• les tâches non importantes et urgentes : elles sont prioritaires en termes de traitement, mais peuvent être facilement être adressées à vos collaborateurs dans le sens où elles ne requièrent pas votre propre savoir-faire ; 
• les tâches non importantes et non urgentes : elles doivent, à terme, être supprimées, car non essentielles.

Catégoriser ses tâches nécessite d’être rigoureux. D’autant qu’une mise à jour régulière est indispensable pour utiliser cet outil de façon efficace.

Définir ses capacités

Définir ses objectifs est un premier pas, certes, mais il est impératif de le faire en ayant conscience des capacités de votre entreprise. Fixer des objectifs trop ambitieux reviendrait à mettre en péril l'organisation de votre structure. 

Il est donc recommandé de mettre en adéquation ses priorités et ses facultés de production, par exemple. Pour cela, vous devez réaliser un audit de votre activité afin de définir les jours, les plages horaires ou encore les périodes de l'année au cours desquels votre productivité est optimale.

Une fois ces informations en votre possession, vous pourrez alors programmer les tâches les plus importantes aux meilleurs moments. Gérer son temps, c'est aussi savoir être efficace et, surtout, bien connaître ses limites pour ne pas les dépasser.

Définir son plan d'action

La procrastination serait-elle l'ennemi n°1 de la gestion du temps ? Beaucoup de chefs d'entreprise le pensent ! Reporter à plus tard ce que l'on pourrait faire immédiatement est un bien mauvais calcul, car, à terme, les tâches non urgentes le deviennent et les tâches non importantes revêtent un caractère prioritaire.

Pour rattraper le temps perdu, il faut alors agir dans la précipitation, au risque de prendre des décisions néfastes pour l'avenir de l'entreprise. Aussi, pour éviter de tomber dans ce piège, forcez-vous à répondre à vos mails chaque jour, à boucler votre planning et à réaliser toutes les missions que vous vous étiez fixées.

Ne vous laissez pas déconcentrer par les innombrables outils technologiques à votre disposition. Programmez-vous des plages de travail courtes, mais que vous allez respecter coûte que coûte.

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