Mieux gérer ses mails en 10 étapes

Étape 1 : une réponse type

Vous avez remarqué que nombre de vos mails sont identiques à peu de choses près. Plutôt que de retaper le message entièrement, rédigez un message type qui conviendra à la plupart des situations. Conservez ce message, et intégrez-le dès que la situation se présente via un copier-coller. Si besoin, vous n’aurez qu’à le personnaliser.

Étape 2 : une consultation sporadique

Être averti de l’arrivée d’un mail dans la boîte de réception est certes assez pratique. Mais le souci avec les notifications, c’est que le moindre mail sans intérêt interrompt votre tâche, et vous fait perdre beaucoup de temps avant de revenir à ce que vous faisiez.

Décidez de ne checker votre boîte email que trois ou quatre fois dans la journée, et de traiter vos mails sur ces créneaux uniquement. Consultez votre messagerie le matin en arrivant au travail, après sa pause méridienne puis avant de quitter l’entreprise peut suffire.

Étape 3 : un cloisonnement des boîtes mail

Pour éviter les confusions, disposez de plusieurs boîtes mail. Les indépendants utilisent parfois une seule boîte à la fois personnelle et professionnelle. Séparez donc le pro du privé. Mais au-delà, vous pouvez avoir une boîte réservée aux clients, une dédiée aux fournisseurs, une consacrée au personnel, une pour tout ce qui est lettres d’information… 

Étape 4 : un archivage express

Pour vous y retrouver et ne pas perdre de temps à chercher des mails, classez ceux que vous souhaitez conserver, et supprimez immédiatement ceux qui n’ont aucun intérêt. Si vous ne le faites pas tout de suite, essayez de faire place nette au moins une fois par semaine.

Étape 5 : un coup de téléphone

Bien souvent, il suffit de moins d’une minute pour régler un problème par téléphone. Par mail, il faut rédiger le message, et attendre sa réponse en espérant que vous vous êtes bien fait comprendre. Un coup de téléphone permet en outre d’entretenir une meilleure relation.

Étape 6 : un message automatique

Vous prenez une semaine de vacances, et il vous faut une journée pour lire, répondre et traiter tous les mails reçus pendant votre absence. Programmez un message automatique en orientant vos destinataires pour les questions urgentes. Cela vous évitera de recevoir des relances et d’avoir trop à gérer à votre retour.

Étape 7 : des destinataires regroupés

Si vous adressez des mails aux collaborateurs par service par exemple, créer des groupes de destinataires vous permettra de gagner du temps en vous évitant la recherche et l’ajout de personnes en copie. De plus, vous serez assuré de n’oublier personne. 

Étape 8 : une démise en copie

Mettre en copie systématiquement tous les collaborateurs du destinataire, manager compris, est une pratique à bannir dans les entreprises, car celle-ci crée une surmultiplication des mails. Demandez donc au personnel de mettre un terme à cette fâcheuse habitude.

Étape 9 : une sortie de liste de diffusion

Lorsqu’un échange de messages vous paraît inopportun, vous pouvez quitter la discussion. Il vous suffira de cliquer sur "Ignorer la conversation" pour ne plus être prévenu de discussions à venir, tout en conservant la possibilité d’accéder, si nécessaire, à ces échanges.

Étape 10 : une politique de destruction massive des spams

Plusieurs méthodes doivent être combinées. Utilisez d’abord un logiciel antispam. Ensuite, il faut faire l’effort de signaler les spams reçus, et de vous désabonner de toutes ces lettres d’informations et autres messages plus ou moins publicitaires qui envahissent votre messagerie.

 

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