Mieux gérer ses réunions en 3 étapes

Étape 1 : une bonne préparation

Pour qu’elle soit réellement productive, la réunion doit être soigneusement préparée.

Avant toute chose, posez-vous une question : cette réunion est-elle vraiment utile ? Il est parfois possible d’arriver au même résultat au bout de quelques échanges de mail. Si le rassemblement de différents collaborateurs s’avère indispensable, établissez un ordre du jour précis, et rappelez l’objectif à atteindre. Cela permettra peut-être d’éviter certaines digressions.

Autre élément fondamental pour l’efficacité de l’entreprise : l’identification des participants. Il est important de n’inviter que les personnes qui pourront apporter quelque chose au groupe, et d’éviter les doublons. Par exemple, choisir entre inviter le chef de service, son assistant ou son adjoint suffit peut-être. Inutile de mobiliser tout le personnel.

Envoyez ensuite l’ordre du jour aux participants en amont, afin qu’ils puissent eux-mêmes préparer la réunion. Enfin, prévoyez un créneau relativement court pour la réunion. Si les participants sont invités de 9 h à 12 h pour une réunion qui peut être bouclée en deux heures, les échanges seront moins productifs, et tous les participants auront une heure de moins pour travailler sur autre chose.

Étape 2 : une réunion rythmée

N’hésitez pas à insister sur la nécessité d’être ponctuel. Les réunions qui commencent puis sont interrompues par des arrivées au fil de l’eau s’annoncent particulièrement improductives.

Organisez votre réunion en fonction de l’ordre du jour et du temps accordé. Attribuez par exemple 30 minutes pour le premier point, puis quinze minutes pour les points suivants, et prévoyez dix minutes pour d’éventuelles questions subsidiaires. Évitez de déborder, pour avoir le temps de traiter chaque sujet, et si besoin, désignez un maître du temps.

Prenez soin, enfin, de lancer la réunion sur de bonnes bases. Un seul mot d’ordre : efficacité. Les discussions sur la météo attendront la pause-café.

Étape 3 : un compte-rendu synthétique

Rédigez ou faites rédiger une synthèse de la réunion, et adressez-la aux participants. Cela permettra d’acter les décisions qui en ont résulté. Mais n’attendez pas, même si cela est contraignant. Idéalement, il convient d’écrire cette synthèse dans la foulée et de l’envoyer dans la journée, voire le lendemain aux collaborateurs.

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