Mieux gérer son téléphone en 5 étapes

Étape 1 : un smartphone à utiliser avec modération

Avec un smartphone, un dirigeant est susceptible d’être joint par mail ou par téléphone partout et tout le temps. Beaucoup de chefs d’entreprise très sollicités en sont devenus esclaves. Pourtant, cette disponibilité réduit considérablement son efficacité.

Difficile de ne pas répondre à un client ou à un collaborateur, mais comment aller au bout de ses tâches si l’on répond systématiquement ? Ces interruptions deviennent un véritable fléau.

3 minutes
Sont nécessaires à votre cerveau pour atteindre le niveau de concentration exigé.

Vingt coups de téléphone, c’est une heure de perdue en concentration. Pour gagner ces fameuses précieuses minutes, il est donc préférable de ne pas prendre tous les appels, et de passer un temps dédié au traitement de ces appels téléphoniques.

Étape 2 : un mode silencieux à utiliser sans modération

S’il n’est pas facile de laisser son téléphone sonner dans le vide ou de l’éteindre pour ne pas être dérangé, vous pouvez plus facilement passer en mode silence ou en mode avion pendant les temps que vous souhaitez consacrer à une tâche qui requiert une concentration particulière.

Il peut d’ailleurs être opportun de communiquer à vos collaborateurs les heures et jours pendant lesquels vous êtes disponible pour répondre au téléphone. Pourquoi ne pas profiter de la matinée pour travailler sereinement sur certains dossiers en activant le mode silencieux, et repasser en mode sonore l’après-midi. Un exemple parmi d’autres pour gagner en efficacité.

Étape 3 : une différenciation des appels ou des téléphones

Beaucoup de chefs d’entreprise optent pour une distinction des appels professionnels et personnels. Vous pouvez par exemple affecter une sonnerie à certains contacts pros, et une autre aux contacts personnels. De nombreux dirigeants possèdent même deux appareils mobiles pour différencier plus facilement les deux mondes. À noter aussi que certains téléphones peuvent intégrer deux cartes SIM, ce qui constitue une solution plus simple et économique.

Étape 4 : un répondeur stratégique

Si vous optez pour la solution radicale d’éteindre votre téléphone, nous vous recommandons d’enregistrer un message pour ceux qui cherchent à vous joindre. Plutôt que de les inviter à laisser des messages que vous devez écouter avant d’avoir à les rappeler, vous pouvez leur conseiller de rappeler pendant les heures que vous aurez préalablement définies.

Étape 5 : une réponse ferme

Afin d’éviter que certains commerciaux ou professionnels vous appellent et vous relancent maintes et maintes fois, apportez une réponse claire et ferme aux différentes sollicitations qui ne vous intéressent pas. 

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