Les avantages du secrétariat externalisé

Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?

Un entrepreneur qui opte pour le secrétariat externalisé bénéficiera d’un accompagnement sur les missions qu’il aura prédéfinies en fonction des nécessités qui se présentent :

• l’accueil téléphonique qui comprend la prise de rendez-vous et de messages, la fourniture de renseignements basiques…,
• la rédaction de synthèses de réunions,
• la facturation et la réalisation de devis,
• le recouvrement des créances,
• la gestion des mails et courriers (rédaction, archivage, mise sous pli…),
• la collection de données (fichiers clients, outil de prospection…).

Il s’agit ici d’exemples et le dirigeant pourra, si besoin, confier d’autres tâches à un secrétariat externalisé.

Pourquoi recourir au secrétariat externalisé ?

Se dégager du temps

Le dirigeant d’entreprise a beau maîtriser son sujet et savoir comment développer son chiffre d’affaires, il n’est pas, pour autant, armé pour gérer l’aspect administratif. Il n’en a sans doute pas non plus le temps.

Les avantages

Idéalement, le dirigeant aimerait confier l’administratif à un assistant personnel, mais cela nécessiterait un effort financier trop important, ce qui pourrait mettre à mal l’équilibre économique de la société.

Recruter un assistant personnel ne peut être rentable qu’à condition d’avoir une masse de travail suffisante sur le long terme, ce qui n’est pas souvent le cas d’une petite et/ou jeune entreprise.

Embaucher du personnel est également chronophage. Il faut publier une annonce, sélectionner les CV, recevoir les candidats ou encore adresser une réponse à l’ensemble des dossiers reçus.

Un salarié prend des congés et peut devoir s’absenter (congé maternité, arrêt maladie…). Il faut donc gérer son remplacement. Toutefois, la raison principale, c’est que le secrétariat externalisé offre au dirigeant la possibilité de rester focus sur son business et de ne pas avoir à gérer l’administratif notamment lorsqu’il s’entretient avec des clients ou des partenaires.

Quelques informations à noter

La personne chargée du secrétariat externalisé assumera ses missions sur demande du chef d’entreprise. Elle pourra être sollicitée si une urgence se présente.

Opter pour cette solution comporte aussi l’avantage de ne pas avoir à acquérir de meuble et de matériel informatique ni de mettre à disposition un bureau. En effet, beaucoup de prestataires sont des auto-entrepreneurs qui travaillent à distance avec leurs propres outils logiciels. Il est toutefois possible de recourir à un secrétariat externalisé qui se déplace dans les murs de l’entreprise.

Quelques conseils pour dénicher le meilleur secrétariat externalisé

Nous avons vu que le secrétariat externalisé constituait une aubaine pour les dirigeants de petite entreprise, mais à condition de faire le bon choix, de trouver la perle rare.

Soyez très rigoureux au moment de sélectionner votre prestataire. Déterminez quelles missions lui confier et assurez-vous que le prestataire ou la structure sollicitée dispose des compétences nécessaires pour vous accompagner que ce soit en matière de facturation, de saisie comptable, de capacité à assurer un standard téléphonique ou de déclaration fiscale par exemple.

Quelques mises en garde

Nous vous invitons à être vigilant avant de signer un contrat avec un prestataire, car cette profession n’est pas soumise à réglementation.

Cela signifie que tout le monde peut ouvrir un secrétariat externalisé. Aucune formation n’est nécessaire et certains, sans compétence particulière, y voient l’occasion d’agrémenter leurs revenus. Aussi, prenez bien connaissance du CV et n’hésitez pas à contacter les références mises en avant par le prestataire.

Autre point d’attention : la rédaction du contrat de prestation de service. Veillez à ne pas risquer un problème de conformité avec les règles du Code du travail. Le risque principal est d’être accusé de salariat déguisé. Cela peut être le cas si le volume des missions confiées au prestataire est très important, et ce, de façon régulière.

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